Schulen und Kitas sind geschlossen, Bundesligaspiele und die Fußball-EM verschoben, Menschen im ganzen Land diskutieren das Für und Wider von Ausgangssperren. Ein Virus sorgt für Alarmstimmung in Krankenhäusern, fegt Straßen und Spielplätze leer, Restaurants, Kinos und Supermarktregale. Corona verändert alles um uns herum, und das in einem irrwitzigen Tempo. Wo sich Politiker gestern noch durch unendliche Konferenzen und zähe Maßnahmenkatologsdiskussionen gequält haben, werden heute Entscheidungen getroffen. So machen wir es. Punkt.

Selbst in die größten, schwersten, und oft auch unbeweglichsten Unternehmen ist Bewegung gekommen. Mit der Konsequenz, dass Bewegung… eingeschränkt wird. Mitarbeiter bleiben zuhause und arbeiten im Home Office (auch hier gilt: gestern für etliche Positionen noch undenkbar, heute umgesetzt), Vorstände, Geschäftsführer und Projektleiter verzichten auf unzählige Flugmeilen, Bahnreisen und Taxifahrten und treffen sich im virtuellen Raum. Gefühlt kommt keine aktuelle Nachrichtensendung ohne das Wort “Videokonferenz” aus. Frau Merkel trifft sich dort mit Macron, Herr Altmaier mit den Wirtschaftsexperten, Virologen mit Unternehmenssprechern aus aller Welt.

Videokonferenzen als Zukunftsmodell

Videokonferenzen können und werden das persönliche Miteinander nicht ersetzen. Aber sie sind ein hilfreiches, ergänzendes Kommunikationsinstrument, und als eben dieses sollten Sie es interpretieren. Nicht als ärgerliche Barriere, die der echten Kommunikation von Angesicht zu Angesicht im Wege steht. Zu dieser wird es erst, wenn Sie die vorhandenen Risiken nicht ernst nehmen: Nicht wieder gut zu machende Imageschäden durch technische, optische und akustische Pannen, gestörte Informationsflüsse, verlorengegangene oder verschenkte Botschaften, ausgegrenzte Teilnehmer, potenzierte Machstrukturen (weil der Platz am Mikrofon so viel Macht verspricht, wie die Fernbedienung im heimischen Wohnzimmer)… – die Liste ist lang.

Für Sie als Unternehmen wird es darauf ankommen, dieses – gar nicht so neue, aber bisher oft stiefmütterlich behandelte – Medium so zu nutzen, dass Sie auch im virtuellen Raum mit Persönlichkeit, Argumenten und klaren Botschaften auf den Punkt überzeugen. Wenn sich die Erkenntnis durchsetzt, dass dies möglich ist, werden Videokonferenzen in Zukunft eine selbstverständlichere und größere Rolle spielen als heute. Unter Mobilitäts- und Umweltgesichtspunkten immerhin ein kleines positives Signal – für die Zeit nach Corona, die hoffentlich bald Gegenwart sein wird.

Executive Presence in der Videokonferenz: Drei Grundgedanken.

Wenn Sie bereits mit uns gearbeitet haben, wissen Sie, dass unsere Coachings immer bei Ihnen ansetzen. So wollen wir es auch an dieser Stelle halten und daher lediglich drei grundlegende Gedanken mit Ihnen teilen. Aus diesen können Sie – je nach Aufgabe, Setting und technischer Möglichkeiten – konkrete Tipps ableiten, um Ihre Executive Presence auch im Rahmen der für viele ungewohnten Videokonferenz sichtbar zu machen.

Gedanke 1: Ob Home Office oder Konferenzraum: Für die Dauer der Videokonferenz ist Ihre Umgebung Ihr “Studio”. Daher sollten Sie alle Vorbereitungen treffen, die auch in einem echten Studio getroffen werden.

Das fängt beim Licht an. Heißt: Seien Sie so gut es geht “ausgeleuchtet”. Eine oder zwei Lampen, die von vorne so auf Ihr Gesicht gerichtet sind, dass Sie nicht blinzeln müssen, reichen bereits aus. Perfekt ist Tageslicht, dass von vorne auf Ihr Gesicht fällt (auf keinen Fall vor das Fenster setzen). Der Bildhintergrund sollte neutral und “aufgeräumt” sein und nicht von Ihren Aussagen ablenken. (Nach einem ZDF-Interview mit Friedrich Merz haben kürzlich alle nur über die Prosecco-Flasche im Regal hinter ihm gesprochen…).

Leitung, Ton und Bild sind – wie bei jeder echten Studioaufnahme – vorher (!) zu testen. Technik ist Mittel zum Zweck und darf nie zum Diskussionsthema werden. Geht dann während der Übertragung doch etwas schief (Netzstörung, Leitungsprobleme) sollten Sie diese offensiv ansprechen. Wenn Sie die Zeit haben, machen Sie ein bis zwei Test-Durchgänge. Diese helfen bereits, Ihre Konzentration vom ungewohnten Setting zu nehmen und auf Ihre eigentlichen Botschaften zu lenken.

Der Ton spielt – nicht nur bei der Telefonkonferenz, sondern auch bei jeder Videokonferenz – eine entscheidende Rolle. Alle möglicherweise auftretenden Störgeräusche sind unbedingt zu vermeiden (ggf. Tür abschließen, Telefon aus). Insbesondere Geräusche, die sich aus dem Bildausschnitt nicht erschließen und die der Betrachter daher nicht zuordnen kann, sind extrem störend. Ein klickender Kugelschreiber kann jede Botschaft “unhörbar” machen. Sprudelndes Mineralwasser neben dem Mikrofon? Ein Teilnehmer, der die Konferenzkekse auspackt? Keine gute Idee!

Platzieren Sie das Mikrofon (ideal: Headset) so, dass es Ihre natürliche Sitz- oder Steh-Position nicht beeinträchtigt; wer sich zum Laptop-Mikro nach vorne beugt, macht sich unnötig klein oder erschreckend groß (siehe unten: Haltung).

Und wie vor jedem Studioauftritt gilt: Schweißperlen auf der Stirn (durch Lampen, Anspannung, schlechte Luft) zu verhindern, ist kein Beleg für Eitelkeit, sondern für Professionalität. Es muss nicht gleich die Visagistin kommen… – ein trockenes Tuch kann bereits helfen. Und wenn es einmal länger dauert: trocknen Sie Ihr Gesicht, wenn Sie sicher sein können, dass Sie grade nicht im Bild sind und ein anderer Redner im “On” spricht.

Gedanke 2: Gerade in einem ungewohnten und damit unkomfortablen Setting wie der Videokonferenz entscheiden Haltung und „Haltung“. Umso mehr gilt es jeden Teilnehmer einzubinden, Augenhöhe herzustellen, und natürlich: In Ihrer “eigenen Sprache” zu bleiben.

Augenhöhe herzustellen, beginnt bei der Haltung zum Gespräch/Statement und zum Gegenüber – was durch die konstruierte und ungewohnte Situation nicht selbstverständlich ist. Oft hören wir Video-Statements und Beiträge aus Videokonferenzen, die ungewollt präsidial daherkommen. Oder auch – in der Wahrnehmung des Zuhörers – von oben herab. Es ist der unbewusste Gedanke des Sprechers, eine Botschaft zu verkünden – ohne dafür eine Reaktion oder gar Interaktion zu erhalten, wodurch dieser Sprachduktus (diese Melodie) befeuert wird. Genau wie gute Präsentationen und Interviews sollten Sie Ihre Worte in Mikrofon und Kamera als Gespräch begreifen. Predigen Sie nicht, sondern sprechen Sie zu ihrem nicht persönlich anwesenden Gegenüber. Einfach ist das nicht, aber jeder Testlauf, den Sie vor einer wichtigen Konferenz machen, ist hilfreich, sich an diese Situation zu gewöhnen.

Je ungewohnter das Setting ist (Videostatements und Videokonferenzen sind für viele Führungskräfte, mit denen wir in Coachings arbeiten, die stressigsten Kommunikationssituationen überhaupt), desto wichtiger ist es, bei sich und in der eigenen Sprache zu bleiben. Kurze und aktive Sätze machen es dem Zuhörer und Ihnen einfacher. Verben statt komplizierter Substantivkonstruktionen. Versprecher und Hänger werden unwahrscheinlicher, je mehr Sie in Ihrer eigenen Sprache bleiben, statt in einer artifiziellen Videobotschaftssprache zu kommunizieren.

Die Haltung beschreibt aber auch die physische Haltung, inkl. Ihrer Gestik und Mimik. Hier spielt in Videokonferenzen die Technik eine wichtige Rolle: Platzieren Sie Kamera/Smartphone/Laptop so, dass Sie weder untersichtig zu sehen sind (und damit von oben herab auf Ihr Gegenüber schauen – die Maulwurfperspektive), noch aus der Vogelperspektive, die Sie kleiner wirken lässt, als es Ihre Rolle sicher vorsieht. Gerade in diesem engen Bildausschnitt, wirken Maulwurf- und Vogelperspektive sehr schnell entweder arrogant oder devot.

Der Blick in das Kameraobjektiv ist fundamental wichtig, insbesondere wenn Sie in einem sehr nahen Bildausschnitt (sehr “close”) zu sehen sind. Selbst flüchtige Augenbewegungen Richtung Stichwortzettel, Chatfenstern oder anderen Teilnehmern wirken in dieser Einstellung für den Betrachter irritierend. Helfen kann ein simpler Post-It-Zettel mit aufgemaltem Pfeil, der auf das Objektiv der Kamera zeigt. Ansonsten ist die Gefahr groß, nach wenigen Minuten überall hin zu schauen, nur nicht in dieses kleine schwarze Loch…

Es gibt kein Gesetz, dass Sie bei einer Videokonferenz sitzen müssen. In der Standposition laufen Sie evtl. Gefahr, aus dem engen Bildausschnitt zu wandern, andererseits kann Ihnen der offene Brustkorb helfen, zu einer festen Stimme zu finden. Zudem erleichtert der Stand eine gewisse Gestik Ihrer Hände. Probieren Sie aus, wo Sie sich wohler und sicherer fühlen – das alleine zählt.

Die Gestik ist ein wichtiges Mittel, um überschüssiges Adrenalin abzubauen und dadurch Ruhe zu empfinden und auszustrahlen. Anders als bei Präsentationen auf großer Bühne heißt es bei einer Videokonferenz: Gestik nur sehr reduziert einsetzen, sonst erzeugen Sie schnell Hektik und sorgen für Verwirrung, wenn Ihre Hände illustrieren, was (wegen des Bildausschnittes) unsichtbar bleibt.

Gedanke 3: Vor der Konferenzkamera gelten eigene Gesetze. Gerade wenn die “nonverbale Kommunikation zwischendurch” unsichtbar ist, sind Ruhe, Pausen, Struktur und eine klare Moderation der Sitzung entscheidend, um Botschaften zu transportieren und Informationsverluste zu vermeiden.

Was im analogen Konferenzraum oder auf der Live-Bühne unter Umständen funktioniert, ist vor der Kamera Tabu: Ironie, eine augenzwinkernde Bemerkung oder gar Sarkasmus? Wird selten erkannt und ist daher keine gute Idee! Das sanfte Kopfschütteln als Kommentar zu den Aussagen eines zugeschalteten Redners? Bleibt in der Regel unsichtbar und daher wirkungslos. Solche Gesten führen schnell zu Missverständnissen (“Ich habe doch wohl klar zum Ausdruck gebracht, dass…”).

Der grundlegende Gedanke ist: Ausschließlich die Momente, in denen Sie “On Air” sind, entscheiden, was von Ihnen wahrgenommen wird und wie. Legen Sie Ihre Konzentration in diese Momente. Mit Ruhe, Bedacht und im Zweifelsfall eine Spur langsamer und akzentuierter, als Sie es in einer normalen Konferenzsituation tun würden.

Pausen sind entscheidend, wenn es darum geht, wichtige Aussagen zu betonen. Sie strahlen Ruhe und Souveränität aus. Auch im Rahmen einer Videokonferenz kann es ein starkes Stilmittel sein, nach einer zentralen Botschaft einen kurzen Moment Nichts zu sagen.

Noch wichtiger als in den üblichen Konferenzrunden ist es, den Vorredner ausreden zu lassen. Von einem unverständlichen Durcheinander profitiert niemand, dafür ist Ihre Zeit zu schade. Planen Sie bei einer Konferenz mit mehreren Teilnehmern mit einem Moderator, der Struktur gibt und das Wort erteilt.

Kommen Sie zum Punkt und kürzen Sie, wo Sie können. Einem langweiligen Redner auf der Bühne oder im analogen Konferenzraum zuzuhören, bereitet nie Freude. Einem langweiligen Redner auf dem Monitor zu folgen ist noch weitaus quälender.

Virtuelle Konferenzen als Chance. Für Ihr Unternehmen und die Umwelt.

Videokonferenzen sind kein Ärgernis. Gut vorbereitet und mit einigen wichtigen Gedanken im Hinterkopf, können Sie Meetings effektiver machen – ohne, dass Sie an Authentizität, Persönlichkeit und Klarheit verlieren müssen. Die CO2-Bilanz ist hierbei sicher mehr, als nur ein netter Nebeneffekt. Dass eine oder andere Unternehmen wird sich bald schon an diese Art der internen und externen Kommunikation gewöhnt haben und erkennen: Hm, wir müssen vielleicht gar nicht mit einer Delegation von sechs Leuten zu einem dreistündigen Meeting nach Dubai fliegen…

Ein Virus verändert die globale Kommunikation. Machen Sie sich lieber heute als morgen mit den Möglichkeiten vertraut, die die Technik Ihnen bietet. Um den Fokus wieder auf das legen zu können, was Ihnen wichtig und für Ihr Unternehmen entscheidend ist: Klare Ziele, Strategien und Botschaften.

Überzeugendes Auftreten in Telefon- und Videokonferenzen. Hier erfahren Sie mehr über Risiken und Chancen bei der Kommunikation im virtuellen Raum.